FARMDEMO: Esitluse kavandamine

Kõigepealt mõtle välja „miks“ (miks me esitlust teeme) ja seejärel „mida“ (mida tahame demonstreerida). Sellest eesmärgist tuleneb järgnevalt "kes" (sihtrühm) ja "kuidas" (ülesehitus ja meetodid). 

Veebilehele https://trainingkit.farmdemo.eu/ on kogutud "Demo design"  juhendisse on koondatud kuus sammu, kuidas kavandada esitlust, alustades eesmärkide selgest määratlemisest ning lõpetades hindamise ja tagasisidega. Materjal on kolme Euroopa H2020 projekti: AgriDemo-F2F, PLAID ja NEFERTITI koostöö tulemus.

Miks esitluspäeva korraldada?

Esitluspäevadel võib olla erinevaid eesmärke:

• Teadmiste koosloome. Esitluse eesmärgiks võib olla (uute) teadmiste loomine, kasutades osalejate teadmiste pagasit;
• Innovatsiooni kasutuselevõtt. Esitlused aitavad edasi anda uusi võimalusi või praktilisi kogemusi. Need uuendused võivad tuleneda teadusuuringutest, ettevõtlusest või eesrindlikelt ettevõtjatelt ning anda tootjatele enesekindluse esitletud tava või uuenduse rakendamiseks;
• Probleemi lahendamine. Esitlusel saab demonstreerida võimalusi kohalike murede jaoks, kinnitada elluviidud uuringute paikapidavust;
• Koolitus. Esitlused suurendavad ettevõtetes innovaatiliste tavade rakendamise tõenäosust;
• Teadlikkuse suurendamine. Teave sotsiaalsetest ootustest saab olla osa demonstratsioonist, et osalejate teadlikkust suurendada;
• Võrgustumine. Esitlused võivad toimida osalejate kohtumispaigana. Regulaarseid (nt iga-aastaseid) esitlusi saab kasutada võrgustiku-sündmusena, et koondada programmis, võrgustikus või projektis osalevaid inimesi. Kohtumised saavad aidata kaasa koostöö tugevdamisele ja arendamisele ning suurendada seoseid nii siseriiklike kui ka rahvusvaheliste küsimuste jaoks. Samuti on võrgustiku loomise sotsiaalne aspekt - võimalus kohtuda kolleegide, teiste põllumajandustootjatega - osalejatele väga atraktiivne.
• Uuringute rakendamine. Ettevõttes toimuvad demoüritused võivad olla platvorm rakendusuuringute tulemuste kohta teadmiste edasi andmiseks. Uuendusi ja praktikaid saab proovida, võrrelda või kinnitada „tegelikes” tootmistingimustes;
• Poliitika rakendamine. Esitluse käigus on võimalik teavitada osalejaid uutest õigusaktidest ning esitada konkreetseid näiteid selle kohta, kuidas nõudeid oma ettevõttes rakendada.

Mida soovite esitleda?

Esitluse teemad võivad olla väga erinevad: toote, masina, protsessi, juhtimise või turunduse tutvustamine. Kas esitletakse on põllumajandusringkondade poolt tundmatut uuendust, millel pole rakendamisnäiteid? Kas seda keegi juba rakendab? Kas see on laialt levinud tava, mida tootjad saaksid optimeerida ja täpsustada?

Tihti peitub sündmuse tugevus selle lihtsuses. Piira ühe ürituse ajal käsitletavate teemade arvu. Kui soovite käsitleda mitut teemat, võite kaaluda ürituste sarja korraldamist või veenduda, et iga teema jaoks on piisavalt aega.

Ühekordne või seeria?

Tähtis valik on, kas esitlus on ühekordne, samal teema esitluste sari või samade korraldajate korduv (võrgustiku) üritus. Seeriaid nimetatakse mõnikord tõhusamateks, kuna:

• osalejad õpivad üksteist tundma ja usaldama (nad on vähem tõrksad küsimisel või ise teabe jagamisel);
• esitlused saavad käsitleda uuenduse rakendamise eri etappe;
• sari võimaldab näidata evolutsiooni läbi aja, hooajalisuse;
• võimalik on jõuda rohkemate tootjate ja erinevat tüüpi rühmadeni;
• esitlused saavad tugineda varasemate sündmuste heale mainele;
• korraldust ja ülesehitust saab parandada / täiustada.

Kellele keskenduda?

Sihtrühm sõltub sellest, mida soovite esitlusega saavutada. Näiteks intensiivse teabevahetuse või koosloome jaoks on vajalik leida osalejad, kes „räägivad ühte keelt“. Sihtrühma määratlemine aitab ka nende leidmise kanaleid täpsustada.

• Konkreetne tootmissektor (nt piimatootjad)
• Kindel grograafiline piirkond 
• Kogemused konkreetse tehnoloogiaga (algaja või ekspert). Eksperdid saavad üritusel aidata arutelusid alustada või julgustada küsimusi esitama
• Tootjate tüübid (innovaatilised, keskmised, noored või uued tulijad)
• Sugude tasakaal - tagamaks, et kõik esindajad tunnevad end oodatuna
• Kasulik on kaasata ka teisi gruppe panustama, sündmuse mõju pikemat perspektiivi arvestades:
• Konsulendid võivad olla põhisõnumite potentsiaalsed levitajad. Nad saavad teavet edastada neile, kes ei osalenud või kes võiks huvituda.
• Põllumajandusmeedia, kes saab teemat edastada laiemale publikule.
• Tarneahela eri osapooled (nt tarnijad, töötlejad, tarbijad jne) on koostöö-lahendustes olulised partnerid ja nende kohalolek tugevdab sidemeid tootjate ja turgude vahel.
• Poliitikakujundajad saavad tõsta teadlikkust poliitilistest takistustest ja stiimulitest, mis võivad ühelt poolt suurendada esitluse kasulikkust, aga nad saavad ka ise õppida. (NB teinekord ei soovi tootjad kogemusi jagada, kui kohal on võimukandja)
• (Põllumajandus) õpilased ja õpetajad saavad teavet aga ka aidata teostada seiret ja hindamist ja õppida kaasorganiseerimist.

 Esitluskoht

Toimumiskoht on oluline tegevuse õnnestumiseks. Mõtle läbi:

• geograafiline asukoht, transpordile kuluv aeg, hea ja lihtne juurdepääs;
• sotsiaalne sobivus, st ruumid ja vahendid, külastajate mugavused ja turvalisus.

Avalik arvamus võõrustajast mõjutab ürituse atraktiivsust potentsiaalsete osalejate jaoks. Juba tuttava inimese või ettevõtte valimine võib olla turvaline, kuna esitlused nõuavad sageli omanike pingutusi koha ettevalmistamiseks külastajate jaoks. Teiselt poolt tuleks kaaluda uusi asukohti ja inimesi.

• Koostöö äriettevõtete ja esitletava ettevõtte vahel võiks olla kasulik: see võimaldab osalejatel näha uusimaid uuendusi tõeliselt töötavas keskkonnas.
• „Ebatüüpiline“ ettevõte võib anda inspiratsiooni ja suurendada arutelu seniste tavade üle.
• Rohkemate osalejate kaasamiseks võiks kaaluda samateemalise tegevuse korraldamist erinevates asukohtades ja erinevat tüüpi ettevõtetes.
• Suurenda ligipääsetavust näiteks ühise transpordi korraldamisega.
• Korralda transport mitme esitluskoha külastamiseks ühe esitluspäeva jooksul.

 Korraldus

 Millega arvestada tegevusest teavitamisel?

Igal sihtrühmal on ainulaadne ootuste ja probleemide kogum. Kui võimalik, keskendu ühele sihtgrupile korraga. Täpsusta kutses oma sihtgrupp (nt ainult mahetootjad või mõlemad). 
Mis on peamine sõnum? Nimeta selgelt, et see on kutse esitlustegevusele. Vali sündmusele hea nimi, mis kajastab võtmesõnumit. Sõnasta selgelt demo eesmärgid, sest see aitab tõhusust suurendada. Nimeta kutsel selgelt arvamusliidreid, vilunud juhendajaid või võõrustajaid, kuna nemad võivad osalisi kohale meelitada.
Mis eelise sihtrühm osalemisest saab? Täpsusta, mis on oodatav lisandväärtus osalejate jaoks.

Suurenda sündmuste seeria nähtavust fikseeritud kujundusmalli abil. Selline „bränding” peaks kajastuma ka sündmuse nimes. Ühtne kujundus aitab sündmust ära tunda ja kui on  kujunenud hea maine, õnnestub osalejate kaasamine edukamalt.

Kasuta sobivaid teavituskanaleid

⇒ Saada isikustatud kutseid.
⇒ Kasuta teavituskanalite kombinatsiooni. Üleskutset saab levitada reklaamlehtede, kirjade, e-kirjade, plakatite, ajaleheartiklite, veebilehtede, sotsiaalmeedia, kontaktisikute või raadio ja televisiooni reklaamide abil.
⇒ Mõtle, kes saab kutset edasi levitada. Teavitamiseks võib kasutada koosolekuid, isiklikke kontakte, võrgustikke või meililiste, teiste organisatsioonide võrgustikke.
⇒ Tee erilisi pingutusi nende heaks, keda on üldiselt raske kaasata!

 Meetodid. Kuidas esitlus ellu viia?

Töö väiksemates rühmades (8-15 osalejat) on efektiivsem teabe vahetamiseks, mõtistklemiseks ja sügavuti õppimiseks. Korrapäraselt kohtuvad väikesed kinnised rühmad loovad usalduse, võimaldades tõhusaid arutelusid. 
Suuremad rühmad on mõjusad, kui eesmärk on tõsta teadlikkust ja levitada teavet laialdaselt. Need aitavad kohale meelitada sponsoreid ja sisendeid pakkuvaid ettevõtteid, kuid vajavad head heli ja visuaali.

Homogeensemad rühmad on „valmis jagama” ja osalejaid usaldama, samas kui erinevat tüüpi osalejatest koosnevad rühmad võivad olla kasulikud diskussioonideks ja võrgustike loomiseks, sest vaatavad sama küsimust erinevate nurkade alt. 
Osalejate omavahelised tutvused võivad avaldada suurt mõju rühma dünaamikale ja mõjutada õppemeetodite valikut. Rühmade jaoks, kes üksteist ei tunne, on vaja aruteludeks rohkem struktureeritud meetodeid. Osav ja sõbralik juhendaja/moderaator saab luua sõbraliku keskkonna, mis lihtsustab osalejatel kaasa rääkimist.

Vaata seda videot, kuidas ettevõtja kasutab kohapealseid vahendeid kuiva ettekande asemel (saksa keeles, inglisekeelsete subtiitritega)

Õppe seostamine praktikaga

Pööra tähelepanu laiemale kontekstile. Käsitle näidatud praktika või uuenduse mõju kogu ettevõttele ning arutlege ka laiema konteksti üle (nt ühiskond, majandus, poliitika). Selle lisateabe esitamisega saavad osalejad teha teadlikumaid otsuseid näidatu rakendatavuse kohta.
Kasuta vastuvõtva ettevõtja kogemusi. Võimalus külastada mõnda teist ettevõtet on sageli tootjate peamine motivatsioon osalemiseks, seetõttu on oluline pakkuda võimalikult palju praktilisi näiteid. Pööra tähelepanu probleemidele, ebaõnnestumistele, vigadele või negatiivsetele kõrvalmõjudele. 

Aktiivne kaasamine

Paku võimalusi teabe vahetamiseks. Anna osalejatele võimalus oma kogemusi publikuga jagada, korraldades väiksema osalejate arvuga arutelusid või töötubasid. Loo võimalused mitteametlikuks teabe suhtluseks, pakkudes osalejatele piisavalt aega üksteisega vestlemiseks, näiteks kohvipauside ajal.

Paku laia valikut kogemusi ja otsi võimalusi osalejate üllatamiseks. Näiteks põllujalutusi, praktilisi demonstratsioone ja tegevuste läbiproovimist. Praktilised tegevused soodustavad mõistmist ning omavahelist suhtlust. Lisades esitlusele üllatusmomendi, mäletavad osalejad kogetut tõenäoliselt kauem. 

Vaata näiteks videot mulla tervise testimiseks aluspükstega "Soil my pants" (prantsuse keeles, inglisekeelsete subtiitritega) 

Mugav keskkond 

Paiguta ruum selliselt, et kõik saavad mugavalt esitlejat ning teisi osalejaid kuulata. Näiteks

• Kasuta mikrofone, et iga osaleja kuuleks kõnelejat (eriti kui esitlus on õues).
• Kasuta visuaalset materjali, mida iga osaleja näeb (st piisav suurus ka tagumiste ridade jaoks).
• Siseruumis aseta toolid (pool)ringi, nii et kõik saaksid teisi osalejaid selgelt näha.
• Korralda stendide/esinejate „turg“, et inimesed saaksid käia ringi väiksemate rühmadena.
• Kaalu arutelukohta, arvestades, et põllumehed on põllul või laudas rohkem rahul kui klassides.
• Kasuta algatuseks naljakad jäämurdjaid (ingl k icebreaker).  

Õppimise meetodid

Erinevatel inimestel on õppimise stiil ning võimekus erinev.

Kuulajad eelistavad teavet kuulda. Sageli räägivad nad ise õppimise või mõtlemise ajal. Seda saab toetada, stimuleerides publikut kordama põhisõnumeid valjult, nt. neile küsimusi esitades. Visuaalsed õppijad eelistavad teavet näha ja visualiseerida ideede vahelisi seoseid infograafikates ja värvides. Lugemise ja kirjutamise kaudu õppijad eelistavad teavet lugeda või kirja panna, jaotusmaterjalide ja märkmete tegemise kaudu. Füüsilised õppijad eelistavad praktilisi harjutusi ja katseid läbi proovida.

 Õppimise stiilide arvestamiseks paku osalejatele kombinatsioone töövahenditest. Näiteks:

• suhtlemiseks: kasuta virtuaalseid hääletussüsteeme või interaktiivseid rakendusi (nt mentimeter või kahoot);
• visualiseerimiseks: näita talus kasutatavaid seadmeid, sea üles infograafikatega plakatid, lisa videoid heade või halbade tavade näitamiseks;
• teabe koju viimiseks: kokkuvõte esitletu või teema kohta. See on eriti oluline, kui osalejatel pole võimalust märkmeid teha. 

Sujuv toimumine

⇒ Kolme reegel. Esita kolm põhisõnumit, mis korduvad kogu sündmuse ajal ja kokkuvõtlikult lõpus.  See reklaamikampaaniates sageli kasutatav "kolme reegel" on teistest numbritest tõhusam.

⇒ Moderaator. Esitlustel jääb tihti puudu aktiivsest osalusest, tõenäoliselt esitlejate kaasamisoskuste puuduse tõttu. Hea moderaator on kogu ürituse vältel kesksel kohal. Tema hoolitseb selle eest, et kõik toimiks ladusalt, kaasab osalejaid aktiivselt aruteludesse, kogub ürituse äigus kerkivaid küsimusi ja juhendab osalejaid kogu ürituse vältel. 

⇒ Ajaplaneerimine. Osalejatele valmistab pettumust lahkumine, kui programm pole veel lõppenud, või tunne, et programm lõppes järsult. Määrake ürituse ajahoidja, kes aitab ajagraafikust kinni pidada. See võib olla keegi meeskonnast või mõnel väiksema rühma puhul isegi osaleja.

⇒ Plaan ootamatuteks. Mõni ettenägematu olukord võib alati juhtuda ning soovitatav on ootamatusteks valmis olla. Näideteks on halb ilm, liiga väike või suur grupp, osalejate koosseis erineb oodatust (nt vähe aktiivseid), probleemid seadmetega  jne. Näiteks kui halva ilma puhuks võib kavandada siseesitlusi, videoid või arutelu.

Hindamine ja tagasiside

Toimunu hindamine mõjutab sündmuste kavandamist tulevikus. Kui tegevuse eesmärgiks oli võrgustumine, siis hinda, kas osalejatel oli võimalik oma kontakte laiendada. Kui eesmärk oli innovatsiooni omandamine, siis jälgi osalejate huvitatust esitatava vastu.

Lühiajaline mõju: Mida osalejad koju kaasa võtsid?

• Know-why  - MIKS: osalejad teavad, et on konkreetseid probleeme või väljakutseid; saadaval on uusi võimalusi ja neid võib tulevikus vaja minna;
• Know-what - MIS: osalejaid teavitatakse konkreetsetest uuendusest (uued tavad, materjalid, sordid, masinad jne)
• Know-how - KUIDAS: osalejad saavad seostada uue teabe oma praktikaga ja hinnata võimalusi selle rakendamiseks.

Pikaajaline mõju: Mida osalejad sõnumitega peale hakkasid?

Pikaajaline mõju ei avaldu ühe tegevuse tulemusena ning seda on ajavahe tõttu keerulisem hinnata. Tegelike muudatuste rakendamine võtab aega, sest võib nõuda raha, uusi oskusi ja senise rutiini ümberkorraldamist. Esitluse tulemuslikkust saab hinnata erinevatel viisidel.

• mitteametlikud vestlused osalejatega esitluse ajal;
• osalejate tagasiside kogumine, kas sündmusel tagasisidelehtede/arutelude põhjal või tagasisde vormiga;
• e-kirjad ja telefonikõned pärast esitlust, isegi paar nädalat või kuu aega hiljem;
• hindamisvormid esitluste korraldajatele, mida täidetakse sündmuse ajal.

NB - kasuta tagasisidevormil väikest arvu küsimusi - pikad küsimustikud jäetakse tihti täitmata
NB - sündmuse ajal/lõpus saad tagasiside rohkem kui pärastpoole e-kirja teel

Võimalikud järeltegevused esitlusel osalenute jaoks:

• jaga osalejate ja vastuvõtja kontaktteavet, kui see on võimalik;
• loo sotsiaalmeedia rühm, uudiskiri või veebileht arutelu jätkamisest huvitatutele;
• paku tugiteenuseid neile, kes sooviksid nähtu rakendamiseks nõustamist.

Võimalikud järeltegevused esitlusel mitte-osalenutele:

• sündmuse kohta aruande või video koostamine. Kui video on atraktiivne, võib see meelitada põllumajandustootjaid osalema tulevastel üritustel;
• erinevad meediaallikad sündmuse kajastamiseks (sotsiaalmeedia, blogid, veebilehed, raadio jne).
• artiklid või trükised, mida saab jagada põllumajandustootjatele ja nõustajatele. Soovitav on esitlusele kutsuda ajakirjanikke ja pühendada neile konkreetne seanss  õige sõnumi levitamiseks.
• pikaajalised katsed võiks olla avalikud, nii et kohalikud saaks tutvuda katse edenemisega ilma esitluseta.

Vaata videot esitlustegevuse korraldamise aspektide kohta Saksamaalt