FarmDemo: Veebiseminari korraldamine

Paljud virtuaalsete sündmuste omadused sarnanevad kohapealsete üritustega. Esitlustegevused keskenduvad enamasti innovatsiooni näitamisele ja selle mõistmisele ettevõtte kontekstis ning sama on ka virtuaalsete esitluste eesmärk.  Veebiseminare on mitmes vormis, sõltuvalt eesmärkidest (nt teabe levitamine, nõuannete ja lahenduste pakkumine, tööriistade ühine kujundamine, teadusuuringute arendamine jne).

Veebilehele trainingkit.farmdemo.eu on kogutud "Demo design"  juhendisse on koondatud kuus sammu, kuidas kavandada veebiseminari, alustades eesmärkide selgest määratlemisest ning lõpetades hindamisega.
Materjal on kolme Euroopa H2020 projekti: AgriDemo-F2F, PLAID ja NEFERTITI koostöö tulemus.

 NEFERTITI projekti soovitused veebiürituste tõhusaks korraldamiseks:

• toimeta etteantud aja jooksul ja eelnevalt määratletud (virtuaalses) ruumis
• keskendu vastastikusele õppimisele ja eelista praktikutest osalejaid. Sotsiaalmeedias jagatud video või videokanal ei ole virtuaalne demonstratsioon.
• arutelu ergutamiseks lisage visuaali: video, ppt-esitlus, jutustus (story board), pildid ...
• määratle eesmärgid selgelt, nagu korraldaks füüsilise ürituse
• määratle selgelt päevakava ja hoia demoüritus lühikesena (60–90 minutit)
• kasuta Powerpointi asemel videot ja/või praktiku kogemuste kirjeldamist
• erguta arutelu, kutsu kõiki osalejaid oma ideid ja kogemusi jagama
• tee kokkuvõte ja jaga seda osalejatega

 Mis on virtuaalne esitlus?

Esitlustegevustel on mitmeid eesmärke

• stimuleerida teadmiste vahetamist
• mitme osapoole lähenemisviisi rakendamine (multi-actor approach)
• innovatsiooni osaliste ja põllumajandustootjate kokkuviimine
• vastastikuse õppimise edendamine (peer-to-peer learning)
• teabe kohandamine vastavalt põllumajandustootjate vajadustele, nende sektorile ja riigile
• teaduse ja praktika koostoime parandamine
• kohanemine vastavalt piirkondlikele ja riiklikele vajadustele / taustale

Virtuaalseid esitlusi on mitmes vormis, sõltuvalt eesmärkidest (nt teabe levitamine, nõuannete ja lahenduste pakkumine, tööriistade ühine kujundamine, teadusuuringute arendamine jne). Virtuaalsete sündmuste laia valikut saab vaadelda kahel skaalal:

• osalejate arv: alla 10-st kuni üle 200-ni
• õppimise tase: kõrgetasemelisest vastastikuse õppimisest kuni teabe edastamiseni vähese suhtlusega.

Teisisõnu, virtuaalsed esitlused võivad olla:

• juhitud eri tüüpi läbiviijate poolt (teadlased, põllumajandustootjate organisatsioonid, nõustamisteenistused jne)
• läbi viidud erinevat tüüpi platvormidel (Skype, Zoom, WhatsApp, Gotomeeting jne)
• korraldatud mitut tüüpi demonstratsioonidega (esitlused, video, ütlused, pildid jne)
• erineva pikkusega, sõltuvalt eesmärgist, osalejate arvust ja kasutatavatest tööriistadest.
• sihitud väikestele põllumajandustootjate rühmadele või suurematele rühmadele
• erineva eesmärgiga: uute tavade levitamine, koolitused (nt veebirakenduse kasutamise kohta), põhjalik arutelu konkreetse uuenduse üle, tagasiside uurimistulemustele,
• rohkemate või vähemate võimalustega üksteiselt õppimiseks.

 Ettevalmistus

Täpsusta eesmärgid. Täpsemad eesmärgid võimaldavad teha ülesehituse ja sisu arendamiseks õigeid otsuseid. Vasta kolmele küsimusele: miks? kes? mida?

Miks esitlust korraldada? Mida ma tahan saavutada? Kas ma tahan inimesi teavitada, koolitada, nõu pidada, arutada või inimestega koostööd teha? Kas virtuaalne üritus on selle saavutamiseks hea lahendus?

Keda sihid? Hea ülevaade sihtrühmast ja selle suurusest aitab määratleda, kuidas tegevus üles seada ja millist sisu pakkuda. Arvestama selliste aspektidega nagu keel, piirkondlik seadusandlus, sektor, kogemus teema osas, arvuti kasutamise oskus, riist- ja tarkvaravõimalused, internetiühendus (ribalaius).

Mida demonstreerida? Täpsusta teema ja mida täpselt näidata soovitd. Tee kindlaks tööülesanded, mida õppijad peaksid õppima või mille kohta arvamust jagama, ning teadmised ja oskused, mida arendada või tugevdada. Vt FAO e-õppemeetodeid käsitlevat dokumenti eesmärgi analüüsimiseks 

  Ülesehitus

Tea oma piiranguid. Otsuste tegemisel peaksid arvestama:

• publikuga seotud tegureid (nt osalejate arv ja tüüp, nende mugavus erinevate kanalitega, nende vaba aeg, arvuti kasutamise oskus)
• tehnoloogia aspekte (nt riist- ja tarkvaravõimalused, võrgu ribalaius, platvormide ja tööriistade litsentsid)
• organisatsioonilisi nõudeid (nt aeg ja eelarve)

Videokonverentsid ja veebiülekanded vajavad kiiret Interneti-ühendust (alates 100 Kbps kuni 2 Mbps). Kui teate, et see võib mõne teie sihtrühma jaoks probleemiks olla, võiksite jääda helikonverentsidele (56–128 kbit / s) ja saata animatsioonid ette.

Otsusta formaat/vorming

Osaliste vahelise suhtluse ergutamiseks soovitame korraldada reaalajas toimumise (nii et kõik osalejad kohtuvad etteantud aja jooksul) ja kasuta osalejate kaasamise lahendusi. Seda tüüpi on näiteks veebiseminarid. Need on eriti asjakohased teemadel, mis hõlmavad tegevuspraktikat, või üksikasjalikku selgitust. Need on kasulikud ka esitluste jaoks, mille eesmärk on probleemide lahendamine, võrgustike loomine või teadmiste ühisloome.

 Sisu kavandamine

Sündmuse kestus 

Üritus võib kesta 30 minutit kuni mitu tundi. Võtke arvesse, et veebiesitluse ajal on teemat raskem pikka aega hoida fookuses võrreldes kontaktse esitluspäevaga. Piira ürituse kestust või veendu, et päevakorras on piisavalt suhtlemishetki ja pause. Näiteks on Unicefi juhistes veebiseminari kestuseks 60–90 minutit. Soovitame hoida virtuaalsed esitlused kuni ühe tunnise kestusega. Mitu lühemat sündmust töötab paremini kui üks pikem. (vt ka coast.noaa.gov/data/digitalcoast/pdf/facilitating-virtual-meetings.pdf)

Esitlemise aeg

Igal virtuaalsel üritusel peaks olema praktiline sisu esitlemine. Seda ülesannet võib täita video, pildimaterjal, tootja arvamusavaldus, uurimistulemustega ppt-esitlus, otseülekanne, simulatsioon, virtuaalne reaalsus jne. Soovitame Powerpointi esitluse asemel kasutada videot või praktiku esitlust (testimony), sest see näitab rohkem tegelikku praktikat. Veenduge, et tead, kuidas jagada arvuti heli publikuga, kui soovid videot näidata ekraani jagamisega.

Suhtlemise aeg

On väga oluline lisada oma päevakorda osalejate ja esitlejate vahelise suhtlemise aeg. Mõelge eelnevalt ka sellele, kuidas suhtlemist ergutada. Mõnel veebiplatvormil on võimalus moodustada gruppe, kus osalejad suunatakse automaatselt väiksematesse virtuaalsetesse ruumidesse mugavamaks arutlemiseks.

Moderaator (Facilitator)

Moderaatori olemasolu on oluline sujuva protsessi ja teadmiste vahetuse tagamiseks (allikas: www.unicef.org/knowledge-exchange/files/Webinar_production.pdf):

• Sündmuse eelteavitamine
• Veebiplatvormi seadistamine
• Sündmuse avamine: see hõlmab osalejate tervitamist, esinejate (te) tutvustamist, osalejate tutvustuse korraldamist, veebiplatvormi funktsioonide selgitamist, päevakava selgitamist, suhtlemiseks vajaliku aja tagamist
• Sündmuse salvestamine vajaduse ja võimaluse korral (veenduge, et osalejad oleksid nõus)
• Osalejatele tehnilise toe pakkumine (vajadusel)
• Esineja abistamine osalejatega suhtlemise hõlbustamisel - näiteks vestlusaknas tehtud kommentaaride jälgimine ja veendumine, et küsimustega tegeletakse.
• Tagasiside ja järeltegevuste korraldamine

Esineja või esitleja

Esineja või esitleja on tavaliselt ekspert, kes teeb temaatilise ettekande, esitab oma seisukoha või selgituse. Esineja ja moderaator on erinevad isikud. Kui muud võimalust pole, võib väiksemate sündmuste korral üks inimene täita mõlemat rolli. Ilmselt siiski kogete, et on raske keskenduda korraga nii arvamuse sisule, osalejate tagasisidele vestluses kui öeldu kohta märkmete tegemisele.

• Valmista ette sündmuse teema sisu (video, esitlus, pildid, arvamusavaldus, …), mida osalejatega jagada
• Õpi tundma veebiplatvormi funktsioone - veendu, et oskad oma ekraani jagada. Kui soovid näidata videot, kontrolli platvormi heliseadeid. Uuri funktsioone osalejatega suhtlemise stimuleerimiseks.
• Kaasa osalejaid esitluse ajal
• Püsi kogu ürituse ajal kohal küsimuste ja vastuste jaoks.

 Teavitamine

Virtuaalse sündmuse reklaami viisid on sarnased füüsiliste sündmuste omadega. Kasutage meililisti, veebilehte, sotsiaalmeediat, raadiot, ajalehte jne. Kutse virtuaalsele üritusele peaks sisaldama järgmist:

• sündmuse nimi ja eesmärk
• kellaaeg ja kuupäev
• päevakava koos esinejatega
• link üritusele registreerumiseks

Kui osalejad on registreerunud, edasta neile link veebiplatvormile ja lihtsad juhised sisselogimiseks (juhuks kui osalejad pole veel platvormiga kokku puutunud). Lisa ka muu asjakohane teave, nt ettekanded, videod, päevakava, millega võiks tegeleda tehniliste probleemide korral.

 Meetodite valik

Vali veebiplatvorm

Igal platvormil on spetsiifiline potentsiaal ja piirangud (tahvli funktsioon, otseküsitlus jne) ning need võivad mõjutada teie otsuseid. Sageli kasutatavad platvormid on: Microsoft Teams, Skype, Zoom, Gotomeeting, Jitsi koosolek, Cisco WebEx. Tihti kasutab teie organisatsioon juba konkreetseid platvorme või maksab nende eest, nii et küsi kolleegidelt. Siin on mõned lingid veebiseminari platvormi tarkvara arvustustega:

• et.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_web_conferencing_software: annab põhjaliku ülevaate erinevat tüüpi tarkvaradest ja nende olulisematest omadustest: nt. grupivestlused, tahvel, salvestamine, vestlusfunktsioon jne.
• www.growthmarketingpro.com/best-webinar-software/
• www.maxcf.es/emitir-en-streaming/ (hispaania keeles, kuid masintõlkega arusaadav)

Kuidas koostada esitlusvideo? 

Video tegemiseks on erinevaid viise. Sellise saate toota salvestades ise pilte ja jutujooni, kuid saate teha ka animeeritud videoid. Samuti saate Microsoft Powerpoint esitluse videoks teisendada.

EDASPIDI tulemas näpunäited: kuidas valmistada videot

Kuidas teha hea ettekanne?

Veebiesitlused erinevad füüsilistest kohtumistest, kuna osalejad hajuvad kergemini ja te räägite pigem kaamera kui füüsilise publikuga. Seega on oluline lugu, mis haaraks osalejaid. Selle saavutamiseks tuleb järgida kolme kuldreeglit (thefloorisyours.be/en/onlinepresentations): 

⇒ Planeeri: läbimõeldud struktuur, mis juhatab läbi esitluse
⇒ Kaasa lõpuni: muuda jutt põnevaks, premeeri publikut tähelepanu eest andes konkreetne ülevaade, otsi vau-tegureid, pärast iga sammu tee kokkuvõte, esita regulaarselt küsimusi.
⇒ Hoia esitlus võimalikult lühike: keskendu olulistele asjadele ja viita lisateabele või jaga esitlus lühemateks osadeks.

Virtuaalne reaalsus?

PLAID virtuaalfarm plaid-h2020.hutton.ac.uk/farm-app töötati välja digitaalse vahendina taluelu tutvustamiseks. Tüüpilise Euroopa segatalu esitlemiseks loodi simuleeritud mänguplatvorm. Platvormil leidub 360-kraadiseid videoid põllumajanduse uuendustest, võimaldades vaatajatele juurdepääsu ühel veebilehele koondatud teabele, vähendades teabe otsimise vajadust ja aega. 360-kraadi videotes saab salvestada kogemusi, mida oleks päriselus raske saavutada, näiteks ainulaadne vaatenurk masinatele või praktilise loomakasvatuse vaade, mida pole kerge ajastada.

Virtuaalfarm ühendab juba kasutusel oleva mängutehnoloogia teabega, mis võib olla kasulik põllumajandustootjatele, nõustajatele ja teistele. Platvormi saab kasutada tavalisel arvutil või sülearvutil või android-telefoni ja papist peakomplekti abil. Virtuaalfarmi on esitletud kogu Euroopas ja see võeti soojalt vastu. Kontseptsiooni arendatakse professionaalselt edasi, et luua täisfunktsionaalne virtuaalne kogemus.

Suhtluse stimuleerimine

Esmalt mõned osalejate kaasamise lihtsad viisid:

• Esita esitluse ajal ja pärast seda osalejatele küsimusi.
• Kavanda aeg küsimuste ja vastuste jaoks (palu moderaatori abi küsimuste ergutamisel)
• Kasuta virtuaalse platvormi vestluse (chat) funktsiooni (palu moderaatoril jälgida vestlusakent oma esitluse ajal)
• Testi oma publikut kiire viktoriiniga esitletu teemal
• Kui teete veebiürituste seeria: kutsu osalejaid üles esitletu teemal kogemusi jagama (nt valmistada video, saata pilt) järgmise sündmuse aruteluks või valige parimad / uuenduslikumad kaastööd, ….

Teiseks on veebis arvukalt tööriistu, mida kasutada lisaks sündmuse veebiplatvormile. Nende kasutamiseks tuleb materjalid eelnevalt ette valmistada ja lisada osalejatele link tööriistaga tutvumiseks.

 Tagasiside ja järeltegevused

Nagu ettevõttes toimuva esitluse puhul, on veebisündmustel oluline saada osalejatelt tagasisidet, et oma tulevasi sündmusi paremaks muuta. Saate lisada küsimusi nt kaasamise, kasutatud tehnoloogia jm kohta. Võite luua veebipõhise küsimustiku ja saata osalejatele selle täitmiseks lingi (nt Google'i vorm, Lime Survey või Survey Monkey). Koos küsimustikuga saatke osalejatele lisateavet (lingid), sündmuse salvestis ja ürituse ajal kasutatud materjale.

Küsimused, mida võiksite esitada:

• Kas veebiseminar vastas teie ootustele? Miks / miks mitte?
• Kuidas hindasite erinevaid osasid (nt X esitlus, arutelu, Y arvamus)? (Kasutage märkeruute)
• Mis oli teie jaoks kõige huvitavam?
• Mis jäi veebiseminaril puudu?
• Millist teavet veebiseminaris saate oma praktikas kasutada?
• Millised takistused on õpitu rakendamisel?
• Kuidas meeldis kasutatud veebiplatvorm ja tööriistad?
• Kas teil on ettepanekuid tulevase esitluste jaoks?

Oma kogemustest õppimiseks on väga väärtuslik arutada osalejate tagasisidet ja enda mõtteid organisatsiooni meeskonnas.